Organizacija vremena i postavljanje prioriteta

organizacija-vremena-i-postavljanje-prioriteta

Vreme je najvredniji resurs koji imamo zato je od velikog značaja da naučimo njime da upravljamo. Ovom tehnikom nas ne uče u školi pa se njome moramo sami pozabaviti.

Vreme je vrednije od novca. Možete dobiti više novca, ali ne možete dobiti više vremena. (Jim Rohn)

Dinamičan način života doveo nas je u situaciju da imamo previše obaveza a nedovoljno vremena. 

Sve više smo opterećeni obavezama i poslovima zbog čega nam ostaje malo vremena za stvari koje nam pričinjavaju zadovoljstvo. Potrebno je da uspostavimo ravnotežu između ova dva cilja ali to iziskuje ulaganje napora.

Naše planove bi trebali da definišemo po principu kalendarske podele vremena (životne, godišnje, mesečne, nedeljne i dnevne).

  • Trebali bi da imamo kratkoročne i dugoročne ciljeve, odnosno da kratkoročno i dugoročno planiramo svoje vreme.

Upravljanje vremenom je način života kojim svoje vreme koristimo na što uspešniji način. Postoje razne strategije kojima se možemo poslužiti da bi bili efikasniji.

  • Upravljanje vremenom je sposobnost odlučivanja o prioritetima u našem životu.

Organizacija vremena zauzima sve značajnije mesto na zapadu, a veliki broj ličnih i poslovnih trenera sve više promoviše upravljanje vremenom kao osnovni način za povećanje uspeha u poslovnom i privatnom životu.

KAKO ORGANIZOVATI SVOJE VREME?

kako-organizovati-svoje-vreme

Organizovanje zahteva vreme a neorganizovanost još više. Uspešno organizovanje iziskuje razmatranje svih obaveza i pravljenje izbora. To je podjednako napor koji treba uložiti da se rade stvari koje imaju više smisla i napor da se po strani ostave nebitne aktivnosti.

Unutrašnji mir može biti dobar pokazatelj da uspešno upravljamo svojim vremenom. Ako ne obraćamo pažnju na to šta ljudi misle ili govore o nama sačuvaćmo dosta vremena i energije koju možemo iskoristiti na mnogo korisniji način.

U sledećem prilogu možete pročitati: 4 načina da se pokrenete sa mrtve tačke.

Postoje mnoge stvari koje svakodnevno možete uraditi da bi bili efikasniji u tome. Jedna od promena koju možete napraviti je da ranije ustajete. Ustajanjem samo sat vremena ranije možete iskoristiti da nešto pročitate, vežbate ili isplanirate obaveze za taj dan.

  • Veoma je važno utvrditi gde vam curi vreme!

Najpoznatiji potrošači vremena su društvene mreže, televizija i loša koncentracija. Ukoliko ste isplanirali da provedete pola sata na instagramu morate voditi računa o vremenu da se tih pola sata ne pretvori u dva sata koje ste namenili nekim drugim aktivnostima.

Da bi ste se bolje organizovali potrebno je odrediti prioritete i redosled aktivnosti.

  • Naučite da obaveze koje nisu vaše prepustite drugima.

NEKI OD RAZLOGA ZAŠTO NAM JE TEŠKO DA SE ORGANIZUJEMO:

  • Ne znamo gde i kako nam prolazi vreme;
  • Nismo postavili jasne ciljeve i prioritete;
  • Nismo prepustili određene poslove drugima;
  • Želja za brzim rezultatima;
  • Nedisciplinovani smo;

KAKO POSTAVITI PRIORITETE?

kako-postaviti-prioritete

Da bi uspešno odredili svoje prioritete priprema je glavna stvar. Naravno, pored toga što ste sve dobro osmislili neophodno je da to i sprovedete baš onako kako ste isplanirali. 

  • Morate biti precizni oko raspoređivanja svojih dnevnih obaveza, da predvidite vreme pauze, prekida, mogućnosti izbijanja nekih kriznih situacija i odgađanja.

Pošto su neke aktivnosti važnije od drugih neophodno je da vaša lista prioriteta sadrži samo najvažnije stavke ključne za razvoj vašeg posla.

Prema Stiven R. Kaviju (Stephen R. Covey), autoru bestsellera 7 navika veoma uspešnih ljudi prioriteti se mogu podeliti u kombinaciju sledeće 4 kategorije:

  • HITNO
  • NIJE HITNO
  • VAŽNO
  • NIJE VAŽNO

organizovanje prioriteta, hitno - bitno, važno - nije važno,

POLJE 1: Ovo je polje koje podrazumeva krize i probleme kojima se odmah mora posvetiti pažnja. Pod VAŽNIM i HITNIM obavezama može se, smatrati pad sistema bez koga firma ne može da radi, krize, situacije pod pritiskom, projekti na kraju rokova.
Ovo polje zahteva strogi fokus, a ljudi iz ovog polja često beže u aktivnosti koje nisu važne i nisu hitne – POLJE 4.

POLJE 2: Ovo polje predstavlja aktivnosti koje NISU HITNE, ali su VAŽNE, odnosno od izuzetnog su značaja. Ono predstavlja ključno polje prilikom dobrog upravljanja vremenom. Ono predstavlja bitne aktivnosti kojima moramo da se posvetimo, a retko im posvećujemo dovoljno pažnje jer nisu hitne. U ovom polju kao primer možemo navesti prevenciju, izgrađivanje odnosa, planiranje (uključujuči i pripremu sastanaka), lično i stručno usavršavanje, ideje za unapređenje i razvoj poslovanja. 

POLJE 3: Ovo polje čine aktivnosti koje su HITNE ali NISU VAŽNE. Stepen hitnosti se često temelji na prioritetima i očekivanjima drugih. Kao primer možemo navesti ispravku jednog zareza ili znaka interpukcije na sajtu firme ili slanje maila klijentu za koga znate da neće prihvatiti saradnju. Mnoge od ovih obaveza, kada se bolje sagleda, nisu od velikog značaja. Zadatke iz ovog kvadrata treba izbegavati što je više moguće.

POLJE 4: Ovo polje čine aktivnosti koje su NISU HITNE a NISU ni VAŽNE. To su uglavnom zadaci koje ne morate uraditi ili koji će se vremenom rešiti sami od sebe pa im ne treba posvećivati vreme – ako ga nemate.

Problemi nastaju zato što većina ljudi radi stvari koje su HITNE a na kraju im ne ostane vremena za stvari koje su VAŽNE 

Samo zato što nešto možete da uradite ne znači da to i treba da uradite. Nemojte svima ispunjavati želje, nemojte biti perfekcionista, oduprite se izazovu da radite sitne – nevažne zadatke previše dobro. Prepustite drugima neke zadatke.

  • Ako postoji neki zadatak koji izbegavate onda ga podelite na manje delove tako da za početak ostvarite jedan od tih manjih delova.

Pareto princip

Italijanski ekonomista Vilfredo Pareto primetio je da 80% bogatstva poseduje 20% populacije. Ovaj princip se može primeniti i na druge situacije. 20% vrhunskih prodavaca ostvari 80% prodaje, 20% studenata uzima 80% vremena profesoru itd… U ovom slučaju znači da je 20% vaših aktivnosti odgovorno za 80% vašeg rezultata.

Prilikom usvajanja ovog sistema moram priznati da sam i sama bila zbunjena – da li se ovde misli na 20% vremena od 24h ili 20% od osmo-časovnog radnog vremena?

Pravilno dnevno planiranje (24h) bi izgledalo ovako: 60% – 20% – 20%

  • 60% vremena isplanirajte za aktivnosti koje koje vas vode vašem cilju (5h);
  • 20% vremena odvojite za neočekivane i hitne aktivnosti (1,5h);
  • 20% vremena odvojite za spontane aktivnosti (1,5h);
  • Najpoznatiji princip određivanja prioriteta je Pareto princip (80% – 20%). 

Ovaj sistem možete primeniti i na dodatne aktivnosti ukoliko vam jedam posao nije dovoljan.

POSTAVLJANJE CILJEVA

postavljanje-ciljeva

Ako jasno ne odredimo šta želimo postići i zašto nešto radimo, teško ćemo održati fokus pretrpani svakodnevnim obavezama.

Jasno definisani ciljevi nam u svim situacijama pomažu da izaberemo prioritete pa time lakše stignemo do cilja.

Ako dobro isplaniramo i raspodelimo svoje vreme bolje ćemo ga i iskoristiti.

Tome može doprineti i pismeno utvrđivanje ciljeva. Dobićemo jasnu sliku našeg radnog dana  i omogućiti nam da se ustedsredimo na važne stvari.

  • Pre svega moramo prepoznati svoje ciljeve i razlikovati bitno od nebitnog.

Moramo znati koji su nam prioriteti a šta su sitnice koje neće uticati bitno na našu sreću, finansijsku situaciju i druge važne životne faktore.

  • Kako bi lakše uočili ovu razliku, možemo podeliti život na više područja: porodicu, karijeru, prijatelje, novac, zadovoljstva, i za svako područje definisati šta bismo želeli da postignemo.

Naučite da kažete NE ljudima

Iako to ne zvuči tako teško u praksi je sasvim drugačije. Ljudi nas iskorišćavaju samo zato jer im mi to dozvoljavamo pa je zato neophodno da im jasno stavimo do znanja kako bi ih obeshrabrili da nastave sa ubeđivanjem. 

Mudro iskoristite svoje vreme

Puno je situacija u kojima možemo mudro iskoristiti svoje vreme, a neke od njih su čitanje dok putujemo autobusom ili slušanje edukativnih emisija i podkasta dok peglamo.

Nagradite se

Posle napornog dana ili uspešno završenih dnevnih obaveza, nagradite se. Ukoliko ih niste ispunili ne prebacujte sebei, analizirajte situaciju hladne glave, utvrdite uzroke i naredni dan isplanirajte realnije.

S.M.A.R.T.

smart-tehnika-postavljanja-ciljeva

  • SMART tehnika postavljanja ciljeva je najuspešniji i opšte prihvaćen alat za postavljanje specifičnih, merljivih, izvodljivih, realnih i vremenski definisanih ciljeva.

Da bismo dobro definisali cilj, potrebno je da znamo njihove opšte karakteristike:

S – Specifičan (Specified) – Znači da treba biti konkretan, jasno i dobro definisan u detalje;

M – Merljiv (Measurable) – Cilj treba biti takav da se tačno mogu odrediti svi njegovi parametri i da se može uporediti sa nečim – uspeh je moguće usmeriti;

A – Ambiciozan (Ambitious) – Korisno je da cilj bude ambiciozan, ali ne treba preterivati. Trebalo bi da bude u skladu sa mogućnostima onoga koji planira da ga ostvari;

R – Realističan (Realistic) – Cilj treba biti izvodljiv, u protivnom je besmislen;

T – Vremenski ograničen (Time bound) –  Ključna stvar za svaki poslovni proces jeste vremenska ograničenost. Bez ovog elčementa nestaje bit poslovanja i izvršavanja zadataka.

smart-tehnika-postavljanja-ciljeva-2

Share:

1 Comment

  1. Mariastan
    9. July 2018. / 18:29

    Super tekst👍🏻❣️❣️❣️

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.